Pour une entreprise qui s’installe aux États-Unis, l’externalisation de la fonction comptable et financière offre de nombreux avantages : sécurisation de la gestion comptable et paie dans les standards, accès à des expertises en conseil juridique, fiscal et social d’excellence, et par conséquent optimisation de ses activités de développement commercial.

 ORCOM US vous accompagne dans la gestion externalisée de tout ou partie de la direction financière de groupes français et internationaux et de leur filiales aux USA (fiscalité, comptabilité, consolidation).

En délégant vos fonctions comptables et sociales à ORCOM US, vous bénéficiez d’une offre globale d’outsourcing qui va de la domiciliation de votre structure à l’établissement des paies.

DOMICILIATION

  • Mise à disposition d’une adresse et d’un bureau
  • Réception courrier et chèques clients
  • Transmission courrier en France par e-mail après scanning

VENTES

  • Émission et expédition des factures de vente
  • Dépôt des chèques en banque
  • Reporting évolution portefeuille clients vers la maison mère
  • Facturation/ Relance clients
  • Permanent cash Position

PAIE

  • Calcul des commissions
  • Coordination émission de la paie avec organisme externe selon fréquence choisie (semi mensuelle, mensuelle…)

RESSOURCES HUMAINES

  • Coordination assurance médicale
  • Conseil sur les Company Policies (règles de fonctionnement internes de la structure locale)

DÉPENSES

  • Réception des factures fournisseurs
  • Transmission maison mère de ces factures scannées
  • Demande autorisation de paiement (ou de prélèvement)
  • Emission de paiement avec (ou sans) délégation de signature sur les comptes en banque

INVENTAIRE

  • Suivi informatique de l’inventaire
  • Réconciliation de l’inventaire

L’ORGANISATION DU DÉPARTEMENT FINANCE :

ORCOM US intervient en tant que directeur financier et s’appuie sur une équipe / un assistant interne à l’entreprise.

Le périmètre d’action du directeur financier à temps partiel :

  • Former les personnes du département finance, définir et contrôler leur travail
  • Produire des reportings, des indicateurs de performance synthèses et des analyses financières pour la direction
  • Assurer, si nécessaire, la gestion financière de l’entreprise lors d’une mission préliminaire d’1 ou 2 mois.

L’approche proposée par ORCOM US est un travail en binôme Directeur Financier

 ORCOM US – Assistant interne à l’entreprise

Ce choix d’organisation a les avantages suivants pour l’entreprise :

  • Autonomie au niveau de la gestion quotidienne du département finance
  • Transfert de compétences vers l’assistant direction financière
  • Optimisation de l’intervention du directeur financier

 ORCOM US – intervention uniquement sur des tâches à haute valeur ajoutée

Management du département finance :

Le management du département finance s’effectue en binôme avec la direction (ou l’assistant de direction) ou le chef opérationnel et ORCOM US qui intervient en tant que chef fonctionnel. Ce double management – et son insertion dans l’organigramme – est important pour assurer la légitimité de la direction financière auprès du département finance. Lors des premières interventions, un temps suffisant doit être accordé à l’équipe pour les former et pour les habituer à la nouvelle organisation. La présence dans les bureaux du directeur financier externe étant rare, il est primordial de créer dès le départ un lien de confiance entre l’équipe et le directeur financier externe.

Les rôles du directeur financier ORCOM US en tant que chef fonctionnel :

  • Définition du scope / des procédures de chaque membre du département finance
  • Formation aux concepts / tableaux utilisés pour la gestion financière de l’entreprise
  • Contrôle des tâches effectuées / correction
  • Entretien trimestriel

Si le département finance est composé de plusieurs personnes, le directeur financier ORCOM US s’appuiera sur un assistant interne à l’entreprise. Pour toutes questions techniques, les employés peuvent poser directement les questions au directeur financier ORCOM US(mail, téléphone).

PRODUIRE DES REPORTINGS ET DES INDICATEURS DE PERFORMANCES, EFFECTUER DES ANALYSES FINANCIÈRES

Le second rôle du directeur financier ORCOM US est de produire pour la direction des reportings donnant une vue d’ensemble sur la santé de l’entreprise et des indicateurs de performance permettant l’évaluation des axes de développement possibles.

Les tableaux de synthèse sont effectués par le directeur financier ORCOM US pour les raisons suivantes :

  • Vérification – Consolidation et corrections des tableaux gérés par le département finance
  • Gestion de l’information confidentielle : intégration des coûts des salaires, calculs des marges,…
  • Compétences informatiques et financières : la production de tableaux de synthèse exige à la fois une maîtrise de l’outil informatique et une vision claire des objectifs de la synthèse

L’objectif des indicateurs de performance – illustrés à l’aide de graphiques – est de produire au directeur les seules informations pertinentes avant sa prise de décision : santé globale de l’entreprise, état de la trésorerie, marge par projets, coûts variables et fixes de l’entreprise par postes de dépenses,…

Ces documents associés à l’analyse financière de ORCOM US– votre interlocuteur privilégié – sont le regard extérieur sur la santé et l’évolution de votre entreprise.

Développer une gestion financière adaptée La mise en place d’une direction financière externe implique souvent la remise à plat de la gestion financière de l’entreprise et le développement d’une solution adaptée à ses besoins. Ce travail de mise en place des bases est effectué en début de collaboration via une mission d’un ou deux mois – phase de découverte et de connaissance du fonctionnement de l’entreprise et de ses acteurs, de développement des outils personnalisés et d’intégration du directeur financier ORCOM US. Le logiciel privilégié est Excel car il s’adapte aux besoins d’un grand nombre de PME. La mise en place d’un progiciel de gestion intégrée peut également être étudiée.

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